Come organizzare la casella email con le cartelle
Una casella email ordinata ti fa risparmiare tempo e ti evita di perdere messaggi importanti. In circa quattro minuti crei le tue cartelle e fai in modo che la posta si smisti quasi da sola.
Cosa ti serve
- Il tuo account Gmail o Outlook
- Un'idea di come dividere la posta, per esempio Banca, Famiglia, Bollette
Come fare, passo per passo
Pensa a poche categorie
Evita di creare venti cartelle: bastano quattro o cinque ben distinte, per esempio Famiglia, Banca e bollette, Salute, Acquisti. Più sono semplici, più sono facili da usare.
Gmail: capisci le etichette
Gmail non usa vere cartelle ma le etichette. Il risultato è simile: un'etichetta è una categoria che compare nel menu a sinistra, e un messaggio può averne anche più di una. Quando togli una mail dalla Posta in arrivo, resta archiviata.
Gmail: crea un'etichetta
Dal computer, nel menu a sinistra clicca su “Altro” e poi su “Crea nuova etichetta”. Scrivi il nome, per esempio “Bollette”, e premi “Crea”. Le etichette si possono anche annidare dentro un'altra, scegliendo l'opzione apposita nella finestra.
Gmail: sposta una mail
Spunta la casella accanto al messaggio, clicca sull'icona “Sposta in” (la cartella con la freccia) e scegli l'etichetta. Oppure clicca sull'icona “Etichette” per assegnarla senza togliere il messaggio dalla Posta in arrivo.
Gmail: crea un filtro automatico
Nella barra di ricerca in cima clicca sull'icona con le linee a destra per aprire le opzioni di ricerca. Nel campo “Da” scrivi l'indirizzo del mittente, per esempio quello della tua banca, e clicca su “Crea filtro”. Spunta “Applica etichetta”, scegli l'etichetta, e se vuoi anche “Salta la Posta in arrivo (Archivia)”. Poi premi “Crea filtro”.
Outlook: crea una cartella
In Outlook su web, nel riquadro a sinistra clicca con il tasto destro su “Cartelle” o sul nome del tuo account e scegli “Crea nuova cartella”. Scrivi il nome e premi Invio. Per spostare un messaggio, trascinalo nella cartella oppure clicca sul pulsante “Sposta in”.
Outlook: crea una regola
Apri un messaggio del mittente da smistare, clicca sui tre puntini, scegli “Crea regola” e indica la cartella di destinazione. Da quel momento i nuovi messaggi di quel mittente finiranno lì.
Fai manutenzione ogni tanto
Una volta al mese guarda la Posta in arrivo e archivia o cancella ciò che hai già letto. L'obiettivo è che la Posta in arrivo contenga solo cose ancora da fare, come un tavolo con sopra solo le pratiche aperte.
I nomi dei menu possono cambiare leggermente in base al modello e alla versione del sistema.
Consiglio della nonna: non cercare la perfezione. Anche solo con tre etichette e due filtri automatici la tua posta sarà molto più in ordine, e se serve puoi sempre ritrovare una mail con la ricerca.
Domande frequenti
Qual è la differenza fra etichetta e cartella?
Una cartella contiene un messaggio in un solo posto. Un'etichetta di Gmail è come un'etichetta adesiva: lo stesso messaggio può averne più d'una.
Se cancello un'etichetta perdo le mail?
No. Cancellare un'etichetta in Gmail toglie solo l'etichetta, i messaggi restano disponibili in Tutti i messaggi.
I filtri funzionano anche sulle mail già arrivate?
Quando crei un filtro in Gmail puoi spuntare “Applica il filtro anche a conversazioni corrispondenti”, così ordini anche la posta passata.