Come creare una firma email professionale
La firma è il biglietto da visita che compare in fondo a ogni tua email. In circa tre minuti la crei una volta sola e poi si aggiunge da sola a ogni messaggio.
Cosa ti serve
- Un account Gmail o Outlook
- Nome, ruolo e recapiti che vuoi mostrare
- Un computer: da telefono la modifica è più limitata
Come fare, passo per passo
Decidi cosa scrivere
Una buona firma è breve: nome e cognome, ruolo o attività se serve, un numero di telefono e magari il sito web. Evita frasi lunghe, citazioni e troppi colori. Quattro o cinque righe bastano.
Gmail: apri le impostazioni
Apri Gmail dal computer, clicca sull'icona dell'ingranaggio in alto a destra e scegli “Visualizza tutte le impostazioni”. Resta nella scheda “Generali”.
Gmail: trova la sezione Firma
Scorri la pagina verso il basso fino a “Firma” e clicca su “Crea nuova”. Dai alla firma un nome qualsiasi, per esempio “Lavoro” o “Personale”, poi conferma con “Crea”.
Gmail: scrivi e formatta
Nella casella di testo scrivi la firma. Con la barra degli strumenti sotto puoi cambiare carattere, dimensione e colore, mettere un link o inserire un'immagine, come un logo. Per una firma professionale mantieni lo stesso carattere e un solo colore, meglio se sobrio.
Gmail: scegli quando usarla
Sotto la casella trovi i menu “Per i nuovi messaggi” e “In caso di risposta/inoltro”. Scegli la firma da usare in ciascun caso, oppure “Nessuna firma” se non la vuoi nelle risposte. Poi scorri fino in fondo alla pagina e clicca su “Salva modifiche”.
Outlook sul web: apri le impostazioni
In Outlook su web (outlook.com) clicca sull'ingranaggio in alto a destra, poi su “Account” e su “Firme”. Nelle versioni più vecchie la strada è “Visualizza tutte le impostazioni di Outlook”, “Posta”, “Scrivi e rispondi”.
Outlook: crea e salva
Clicca su “Nuova firma”, dai un nome, scrivi il testo e formattalo. Scegli la firma predefinita per i nuovi messaggi e per le risposte, poi premi “Salva”. Se usi il programma Outlook installato sul computer, il percorso è “File”, “Opzioni”, “Posta”, “Firme”.
Fai una prova
Scrivi una nuova email e controlla che la firma compaia in fondo. Invia un messaggio di prova a te stesso e guardalo anche dal telefono: link e immagini devono essere leggibili. Nell'app Gmail e in quella Outlook del telefono la firma si imposta a parte, nelle impostazioni dell'account.
I nomi dei menu possono cambiare leggermente in base al modello e alla versione del sistema.
Consiglio della nonna: meno è meglio. Una firma sobria, con nome e un recapito, fa più bella figura di una piena di colori, frasi celebri e immagini enormi che il destinatario potrebbe non vedere.
Domande frequenti
Posso mettere una foto o un logo?
Sì, con il pulsante per inserire un'immagine, ma tieni il file piccolo. Alcuni programmi di posta non mostrano le immagini finché il destinatario non lo consente, quindi la firma deve restare comprensibile anche senza.
Come tolgo la firma?
Torna nelle impostazioni, apri la firma e premi il cestino oppure scegli “Nessuna firma”, poi salva.
Perché dal telefono la firma è diversa?
Perché le app di Gmail e Outlook per telefono hanno una firma separata da quella del computer. Si imposta dalle impostazioni dell'account nell'app.